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关于印发《温州市法制办档案统计制度》等七项制度的通知
时间:2017-11-06 来源:市法制办 字号:[ ]

 

办各处(室):

    《温州市法制办档案统计制度》《温州市法制办档案库房管理制度》《温州市法制办档案保密制度》《温州市法制办会计档案管理制度》《温州市法制办照片档案管理制度》《温州市法制办档案鉴定和销毁制度》和《温州市法制办数字档案室电子文件归档与管理办法》等7项制度已经办公会议讨论通过,现予印发,自印发之日起施行。                          

 

温州市人民政府法制办公室

                              2017年11月3日

温州市法制办档案统计制度

 

第一条 档案统计能为档案管理提供数据保证,正确掌握室藏档案情况,更好地总结经验,摸清规律,指导档案的整理归档工作。

第二条 档案统计的内容有:档案管理基本情况统计,档案数量统计,档案提供利用及效果统计等。

第三条 档案统计的基本要求是:准确、及时、科学。

第四条 做好每年的档案数量、库房面积、装具及经费开支的统计。

第五条 建立档案统计台帐;即档案的收进、移出、实存、借阅利用效果等方面的登记。

第六条 根据档案鉴定报告和销毁清单,对档案永久、长期、短期的销毁数字进行统计。

第七条 根据档案统计台帐,进行档案借阅人次、数量、复印、摘录、利用效果的统计。

第八条 按时完成档案业务部门下达的档案工作统计报表的填报任务,并形成统计分析报告。

 

温州市法制办档案库房管理制度

 

第一条 档案库房管理应充分贯彻“预防为主、防治结合”的方针,确保档案的安全管理,最大限度地延长档案寿命,加强库房技术管理,实现档案管理现代化。

第二条 档案库房的技术管理,有专职档案人员负责,经常保持库房的整洁,适时进行温湿度的调节、控制登记,使库房温湿度保持在合理的范围内,控制虫霉,及时补充除虫剂的药量。

第三条 库房内严禁吸烟、饮水,经常检查门窗,照明和用电设备的线路,配备消防器材,确保库内档案的安全。

第四条 新接收进库房的档案要经消毒、除尘后方可入库。

第五条 借阅后的案卷要及时清点入库,发现缺张少页,当面追查,若有损毁,及时补救。

第六条 逐步实行科学管理,做到档案分类存放,排列整齐,查找方便,调卷迅速准确。

第七条 非档案管理人员,未经许可,不得随意进入库房。

 

温州市法制办档案保密制度

 

第一条 严格执行《档案法》、《保密法》等有关法律规定,积极开展保密工作的学习,提高贯彻保密法的自觉性。

第二条 档案人员对的保管的档案必须严格保守机密和安全。

第三条 非档案管理人员,未经许可,不得进入档案库房。

第四条 接收、转出的档案、资料,要严格交接手续。不能擅自把机密文件、档案、资料带出档案室。应严格按规定的程序进行,不得随意扩大传阅范围。

第五条 不得擅自向外借阅档案、资料,借阅档案必须按照规定办理手续。

第六条 不能随便摘录档案、资料;私人通信、谈话不准涉及档案资料内容。

第七条 对批准销毁的档案,要妥善处理,由两人以上监销。

第八条 发现秘密泄露或机密档案丢失、销毁应及时报告,并采取相应的补救措施。  

 

温州市法制办会计档案管理制度

 

为了加强会计档案的管理,提高科学管理水平。根据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》的规定,特制定本制度。

第一条 会计档案指会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算材料,是记录和反映本单位经济业务活动的原始凭证,具有参考作用和史料价值。

第二条 财务部门形成的会计档案,从会计年度(公历1月1日起至12月31日止)终了之日起,保管一至三年后,由会计部门移交档案室保管。

第三条 档案室接收的会计档案,必须符合下列要求:

1、会计核算材料必须齐全、完整。

2、会计材料必须分类整理、按规范化基本要求立卷、装订成册。

3. 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年,其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。

4、案卷必须有统一制作的封面,并将封面上的项目填写清楚。

第四条 会计档案必须分类排列上架,存放有序,便于查找和利用。

第五条 会计档案原则上保持原卷册和封装,个别卷册确需拆填充重新整理的,应当会同财务会计部门和经办人共同进行,以分清责任。

第六条 档案室应编制必要的会计档案检索工具,积极提供会计档案为法制事业服务。

第七条 档案室必须妥善、安全地保管会计档案、防止会计档案的破损或褪变。

第八条 经办的档案人员和会计人员调动工作时,应办好交接手续。

 

温州市法制办照片档案管理制度

 

第一条 照片档案是本单位在社会活动中直接形成的、有保存价值的、以感光材料为载体、影像为主要反映方式,辅以文字叙述的历史记录。照片档案由照片和说明两部分组成。

第二条 摄影者在各项活动中承办拍照任务,在照片冲洗后,应用文字说明时间、地点、人物、背景、事由,并签上摄影者姓名,每张照片应有说明。要突出的重要人物应说明单位、姓名、职别。整理完毕后,连同底片一并交档案室归档。

第三条 对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

第四条 照片档案按保管期限、问题、年度进行分类。对一年内不能独立组卷的,可以次年合并组卷,一般以芯页30页左右为宜。

第五条 底片用一个流水号编号,底片的编号必须与照片上注明的底片号一致,底片上也应在边上刻上底号。

第六条 照片档案应在活动发生后的一周内向档案室提供。

第七条 档案室负责照片档案的复核、分类等,在每年六月份前将上年度应归档的照片进行统一编排入册,并做好相关索引。

第八条 照片如需外借,应办妥借用手续,经批准方可外借,并限期归还。

第九条 照片档案根据其他相关档案管理制度进行保存和定期抽检。

 

温州市法制办档案鉴定和销毁制度

 

第一条 档案鉴定小组主要承担对本办档案室超过保管期限,无保存利用价值的档案进行鉴定和处理的任务。

第二条 根据《档案法》、《保密法》的规定,结合本办综合档案保管期限表,制定鉴定标准,定期对室藏档案进行鉴定工作,并按实际工作需要鉴定价值,决定存毁,提出处理意见。

第三条 认真做好鉴定工作,对确无保存价值的档案,编制销毁清册,编写鉴定报告,报经分管领导批准,并报市档案局备案,由两人以上负责监销。销毁时,应认真清点核对,销毁后在销毁清册上签名盖章,销毁清册应归档永久保存。

第四条 销毁档案时,如有必要可邀请档案形成部门代表参加鉴定和销毁工作。

第五条 特殊情况的专门档案如需销毁,按特殊程序进行。

 

温州市法制办数字档案室电子文件归档与管理办法

 

第一条  为适应档案信息化建设需要,规范本单位电子文件的归档管理,保障电子档案的安全保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规,结合本办实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称电子文件是指本办在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的,具有参考利用价值并以数码形式记录,依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第三条  按照档案工作集中统一管理的原则,各处室形成的电子文件并需归档保存的应由综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用,计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条  各处室应建立电子文件归档制度,指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。

第五条  为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用,各处室从电子文件产生时就要严格按制度要求,妥善管理,确保其不散失、不损失、不失真。

第六条  归档电子文件的类型主要包括:文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

第七条  电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照本办有关纸质文件归档的规定执行。

第八条  电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。

物理归档是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向档案室移交的过程。推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等,不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

第九条  电子文件归档时,机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条  通过存储载体进行交接的归档电子文件,移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十一条  各处室在每年6月31日之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份,交接双方各执一份。

第十二条  移交档案室的电子文件应一式三套,一套封存保管,一套异地封存保管,一套提供利用。

第十三条  归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在17-20℃;相对湿度控制在35-45%。

第十四条  接收入库的电子档案,应定期进行检验、转存,发现问题要及时采取恢复措施。

第十五条  归档电子文件的封存载体不得外借,未经批准,任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十六条  利用归档的电子文件,应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时,应遵守国家有关保密规定,采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十七条  归档电子文件的鉴定销毁,需经本办有关业务处室和分管领导批准,编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁,如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条  综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

 

温州市人民政府法制办公室                 2017年11月6日印发

 

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